10 LANGKAH MENGGUNAKAN MAILINGS PADA MICROSOFT OFFICE WORD 2010

Asslamualaikum Warahmatullohi Wabarokatuh

     Jumpa lagi kawan, kali ini saya akan membahas tentang fungsi mailing pada microsoft office 2010. Sebelumnya kita akan bahas dulu apa fungsi mailing itu sendiri. Akhir-akhir ini pencairan dana PIP sudah bisa dilakukan, dalam pencairan dana itu ada persyaratan yang harus dilampirkan oleh masing-masing siswa diantaranya surat keputusan kepala sekolah. Dalam pembuatan surat keputusan ini saya yakin semua kawan-kawan pasti sudah biasa, dan setiap siswa harus dibuatkan surat keputusan tersebut semuanya.

        Bagaimana jika siswa yang mendapat dana PIP itu lebih dari 50 orang bahkan ratusan, tentunya kita sebagai operator sekolah khususnya yang biasa menangani masalah ini capek untuk mengkopi dan mengisi data siswa satu persatu. Repot juga kan kawan kalau harus mengisi data siswa yang jumlahnya diatas 50 bahkan sampai ratusan. Untuk mempermudah pekerjaan tadi kawan Intro Pendidikan akan memberikan tips bagaimana caranya membuat surat keputusan kepala sekolah tadi tanpa harus mengisi dan mengkopi data siswa satu persatu. Kita cukup membuat format SK satu lembar selanjutnya kita tinggal mengetik nomor urut, data rinci siswa akan terisi otomatis.

Mau tau gimana caranya kawan? Simak pembahasan berikut ini kawan.

1. Pertama kita buat dulu surat keputusan menggunakan file Microsoft word. Seperti contoh dibawah ini kawan :

2. Kita simpan dengan nama CONTOH SK.

3. Setelah itu kita siapkan file yang akan menjadi database atau sumber data yang akan kita masukkan pada bagian surat keputusan. Kita buat menggunakan Microsoft excel kawan. Dalam pembuatan data base ini kita mulai dari kolom dan baris pertama silahkan ikuti contoh di bawah ini.

4. Lalu kita simpan dengan nama DATA SK. Kita simpan kedua file yang sudah kita buat tadi yaitu file MS word dengan nama CONTOH SK dan file MS excel dengan nama DATA SK kedalam satu folder. Disini saya menggunakan nama folder MAILING, silahkan kawan menggunakan nama folder yang lain, terserah kawan, yang penting taruh kedua file dalam satu folder.

5. Setelah file sudah siap, kita buka file DATA SK yang tadi kawan. Arahkan kursor pada tab bagian atas menuju tulisan MAILINGS lalu klik kiri maka tab menu akan terbuka.

6. Klik kiri Start Mail Merge maka menu pilihan akan muncul lalu pilih Normal Word Document.

7. Klik kiri pada menu Select Recipients Start Mail Merge, pilih Use An Existing List Klik kiri maka window baru akan terbuka. Lalu cari file MS Excel yang sudah kita buat tadi yaitu dengan nama DATA SK lalu klik Open.

8. Arahkan kursor pada baris setelah titik dua pada baris Nama Siswa. Disini kita akan menentukan dimana kita akan meletakkan isi data yang ada pada database.

9. Klik kiri Insert Merge Field Lalu pilih NAMA, disini kita akan memilih isi table mana yang akan kita gunakan untuk mengisi baris pada MS word yang akan kita buat ini.

10. Pindahkan kursor kearah baris jenis kelamin setelah titik dua, dengan cara yang sama pada cara nomor 8 dan nomor 9 lalu kita pilih JK, selanjutnya isi setiap baris dengan cara yang sama tadi.
Jika sudah benar hasil nya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Untuk melihat hasilnya Klik kiri pada Preview Results pada tab menu paling atas maka akan terlihat data siswa akan terisi sesuai data yang ada pada file DATA SK. Untuk mencetak semua data arahkan kursor ke menu FINISH & MERGE pilih Print Document, isi kotak dialog yang muncul dengan nomor urut. Misalkan kita akan mencetak file nomor 1 sampai nomor 5 maka isi kotak kosong dengan angka 1 dan 5 lalu klik OK.
Maka file akan tercetak semuanya secara otomatis dengan data yang berbeda-beda sesuai dengan isi pada DATA SK.

Demikian kawan coretan kali ini tentang cara menggunakan Mailings pada Microsoft Word 2010, semoga bermanfaat dan jika ada hal-hal yang belum jelas silahkan ditanyakan pada kolom komentar kawan. Wassalam.